Quelles sont les règles qui encadrent un déplacement professionnel ?

Vous demandez parfois à vos collaborateurs d'effectuer un déplacement professionnel dans le cadre de leur mission. Ces déplacements sont importants pour l'activité de l’entreprise. Pour autant, ils ne doivent pas l'emporter sur la sécurité ou la santé de vos salariés. Durée des voyages d'affaires, indemnités, déplacement professionnel avec un véhicule personnel, voici un tour d'horizon des obligations d'un employeur en la matière.

Le cadre légal des déplacements professionnels

Le déplacement professionnel désigne tout déplacement effectué par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il peut intervenir en France, comme à l’étranger. Très encadrés par le Code du travail, ces déplacements impliquent des obligations aussi bien pour l'employeur que pour les collaborateurs concernés.

Déplacement professionnel et contrat de travail

Le déplacement professionnel désigne le temps passé par un salarié hors de son entreprise pour exercer son activité professionnelle. S'ils sont ponctuels, ces déplacements ne remettent pas en cause le lieu ou les conditions de travail habituelles du salarié. L'employeur n'est alors pas tenu de les mentionner dans le contrat de travail.

Le Code du travail fixe néanmoins une limite aux déplacements professionnels. Ils ne doivent pas représenter plus de 90 jours consécutifs par déplacement. Sur une année complète, ils ne peuvent pas mobiliser le salarié plus de 180 jours. Au-delà, le contrat de travail doit faire l'objet d’un avenant pour y inclure cette mobilité importante.

Déplacement professionnel et refus du salarié

Un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel. S'il le fait, il doit motiver son refus par des motifs réels et sérieux. Le salarié peut notamment mettre en avant des obligations familiales ou des raisons de santé. Il peut aussi refuser s'il estime que toutes les conditions liées à sa sécurité ne sont pas réunies.

Un salarié n’est pas tenu d’accepter une mission si le délai de prévenance de 48 heures n’est pas respecté par son employeur. L'accord national du 26 février 1976 relatif aux conditions de déplacement rappelle explicitement que « l'employeur doit s'efforcer d'aviser son salarié de son déplacement dans les meilleurs délais ». Ce délai est à adapter en fonction de la durée du déplacement et de la distance à parcourir.

L'obligation d'assurer la sécurité des salariés

Un employeur doit veiller à la santé et à la sécurité de ses salariés. C’est encore plus vrai lorsque le salarié est amené à se déplacer à l'étranger. Ce devoir de protection engage d'ailleurs directement la responsabilité pénale de l’entreprise, que le salarié soit expatrié ou non.

Cette responsabilité s'étend aussi bien aux heures de travail qu'à celles non travaillées. La Cour de cassation a tranché en ce sens en 2001 en précisant que : « Attendu cependant que le salarié, effectuant une mission, a droit à la protection prévue par l’article L. 411-1 du Code de la Sécurité sociale […], peu important que l'accident survienne à l'occasion d'un acte professionnel ou d'un acte de la vie courante. »

L'obligation de remboursement des déplacements professionnels

Un salarié peut être amené à supporter des frais de déplacement. Ces dépenses (transport, repas, hébergement) font obligatoirement l'objet d’un remboursement de la part de l’entreprise. L'employeur peut choisir pour cela le remboursement des dépenses réelles ou le remboursement forfaitaire. Dans ce dernier cas, il intervient en suivant le barème de remboursement déterminé par l'entreprise. Ce barème ne peut pas être inférieur à celui fixé par les autorités fiscales.

L'utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel

L'utilisation du véhicule personnel lors d'un déplacement professionnel n'est pas interdite. Mais, elle ne peut pas être imposée au salarié. En cas d'usage du véhicule personnel, l'employeur rembourse le salarié selon le barème fiscal d'indemnités kilométriques. Comme il ne s'agit pas d'un véhicule de fonction, ce défraiement n’est pas considéré comme un avantage en nature. Le remboursement n'est donc pas intégré dans l’assiette des cotisations et des contributions sociales.

La prise en charge par l'entreprise du trajet domicile travail

Le trajet entre le lieu de résidence d'un salarié et son travail n'est pas considéré comme un déplacement professionnel. Toutefois, ce déplacement quotidien entraîne des obligations de la part de l'employeur. Les entreprises et l'administration ont l’obligation de prendre en charge une partie des frais de transport de leurs salariés.

Les trajets effectués avec un moyen de transport public

L'employeur participe aux frais de transport des salariés à hauteur de 50 %. Ce remboursement concerne les déplacements en métro, en bus, en tramway, en train ou même à vélo. Pour obtenir ce remboursement, chaque salarié doit fournir un justificatif d'abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel. Les titres de transport individuels ne donnent pas droit à cette prise en charge partielle.

Les déplacements domicile travail avec un véhicule personnel

Un employeur n'est pas de tenu de participer aux frais de carburant des salariés utilisant leur véhicule personnel. S'il décide de le faire, le montant de l'indemnité est déterminé dans un accord collectif entre l’employeur et les représentants du personnel. La participation prend alors la forme d'une prime de transport ou d'une indemnité kilométrique.

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